Ouvrir un café : le matériel et les outils de caisse à prévoir

Quand on prépare l'ouverture d'un café, la liste des achats donne le vertige : machine à café, vitrine, mobilier, vaisselle… et puis tout ce qui touche à l'encaissement. Cette dernière partie est souvent traitée en dernier, dans la précipitation. Voici une liste concrète, avec des ordres de prix pour se repérer, et surtout un ordre dans lequel s'en occuper.

Les prix cités sont des repères de marché, arrondis, que vous devez vérifier auprès de vos fournisseurs : ils varient selon la marque, le pays, l'état (neuf ou reconditionné) et la période. Ils servent à construire un budget, pas à faire un devis.

1. L'appareil de caisse : une tablette suffit souvent

Pour un petit café, la caisse n'a plus besoin d'être un meuble volumineux. Une tablette posée sur un support stable, ou un téléphone, ou un ordinateur portable, fait très bien l'affaire si l'application tourne dans le navigateur. Comptez entre 200 et 500 € pour une tablette correcte, plus 20 à 60 € pour un support et un chargeur de rechange. Un écran de 10 pouces ou plus se manipule bien avec des doigts de barista un peu humides, ce qui compte plus que la puissance.

Deux conseils pratiques. Prévoyez un second appareil, même ancien, qui peut servir de secours ou d'écran de cuisine plus tard. Et gardez la tablette branchée en permanence : une batterie à plat au milieu du coup de feu de 8 h 30 est un classique.

2. L'imprimante de tickets

Pour un café, une imprimante thermique est le choix logique : pas d'encre, pas de cartouche, rapide et silencieuse. Le papier se vend en rouleaux de 58 mm ou 80 mm de large. Le 58 mm convient aux petits tickets de café, le 80 mm aux additions plus détaillées ou aux tickets de cuisine. Comptez environ 60 à 200 € pour le modèle, puis quelques euros par lot de rouleaux.

Avant d'acheter, vérifiez comment elle se connecte à votre appareil : Bluetooth, USB ou réseau. Avec Epidom, les imprimantes thermiques Bluetooth 58 mm et 80 mm compatibles ESC/POS sont prises en charge, et le forfait POS permet d'en brancher plusieurs : une pour le ticket client, une pour la cuisine, une pour le bar, voire une pour des étiquettes. Pour un café qui démarre, une seule imprimante suffit largement. Notre page sur l'imprimante de ticket de caisse détaille le choix du modèle.

Un ticket papier n'est d'ailleurs pas toujours indispensable : un reçu en PDF ou par e-mail existe aussi. Beaucoup de clients de café refusent le ticket. Gardez tout de même une imprimante pour les tickets de préparation si vous avez une cuisine.

3. Le terminal de carte bancaire

Pour accepter la carte, il faut un terminal de paiement, qui vient de votre banque ou d'un prestataire de paiement. C'est un contrat à part : il a ses propres frais (abonnement mensuel éventuel, pourcentage par transaction, parfois un forfait fixe), ses délais d'ouverture et ses conditions. Comparez au moins deux ou trois offres, en demandant précisément le coût total sur un panier moyen de café, qui est petit : un frais fixe par transaction pèse beaucoup plus sur un ticket de 3 € que sur un ticket de 40 €.

Comptez de 0 à 50 € pour acheter ou louer le terminal selon l'offre, plus un abonnement mensuel qui peut aller de quelques euros à une trentaine d'euros. Demandez dès le départ quand l'argent arrive sur votre compte et si le terminal fonctionne en mobilité (en terrasse, au marché). Attention au calendrier : ouvrir un contrat peut prendre plusieurs jours ou semaines. C'est l'élément à lancer en premier.

Dans Epidom, vous enregistrez les paiements par carte comme un moyen de paiement parmi d'autres, et vous pouvez en combiner plusieurs sur une même commande (moitié espèces, moitié carte). Le terminal, lui, reste celui de votre banque ou de votre prestataire.

4. Le tiroir-caisse

Même avec beaucoup de paiements par carte, il vous faut un endroit sûr pour les espèces et le fond de caisse. Un tiroir-caisse simple coûte entre 30 et 100 €. Un coffret fermant à clé peut suffire au démarrage. L'important est la discipline : compter la caisse à l'ouverture et à la fermeture. Avec le forfait Opérations, l'ouverture et la clôture de caisse par service, avec comptage et écart, se font directement dans l'application.

5. L'écran de cuisine, quand il devient utile

Un café qui ne prépare que des boissons et des viennoiseries n'a pas besoin d'écran de cuisine : le barista voit la commande en même temps qu'il la prend. Dès que vous avez une cuisine ou un laboratoire séparé de la caisse (sandwichs chauds, plats du jour, brunch), les tickets papier qui s'accumulent ou les commandes criées à travers la salle finissent par produire des oublis.

Un écran de cuisine affiche les commandes en temps réel, avec l'état de chaque article et une alerte sonore. Il peut s'agir d'une simple deuxième tablette ou d'un petit écran fixé au mur : 150 à 400 € selon l'appareil. Epidom l'inclut dès le forfait POS sur un écran, et le forfait Opérations permet d'en avoir plusieurs, répartis par poste (cuisine, bar). Notre page sur l'écran cuisine explique le fonctionnement. Si vous hésitez, commencez sans : vous l'ajouterez le jour où le service le demande.

6. Le menu QR code

Le menu QR code est le poste le moins cher et l'un des plus utiles : un code imprimé sur les tables, la vitrine ou le comptoir qui ouvre votre carte sur le téléphone du client. Cela évite de réimprimer les cartes à chaque changement de prix, et vous pouvez marquer un produit en rupture en un geste.

Avec Epidom, la vitrine publique de votre commerce (votre menu, vos photos, vos horaires, vos liens WhatsApp ou Instagram et son QR code imprimable) est gratuite, sans limite de durée. Prévoyez simplement le coût d'impression : quelques supports plastifiés ou des chevalets, de 5 à 40 € selon la qualité. La commande en ligne depuis cette page n'est pas incluse dans la vitrine gratuite : elle fait partie du forfait POS, avec 14 jours d'essai. Les commandes passées depuis la page sont à régler à la caisse. Voir notre guide du menu QR code gratuit.

7. Une solution de secours pour internet

C'est le poste que tout le monde oublie, jusqu'au jour où la box tombe en panne un samedi. Le plan de secours le plus simple : un partage de connexion depuis un téléphone avec un forfait de données suffisant, et si possible une carte SIM de secours dédiée (compter quelques euros par mois). Notez aussi le numéro de votre opérateur à côté de la caisse.

Il existe aussi une protection côté logiciel : en mode hors ligne, la caisse Epidom du forfait POS continue d'enregistrer les ventes sans internet, et les synchronise avec leur heure réelle dès que la connexion revient. Cela ne remplace pas une connexion fiable, mais cela évite de perdre une matinée de ventes. Votre terminal de carte, lui, a ses propres règles en cas de coupure : demandez-les à votre prestataire.

Le budget en un coup d'œil

• Tablette et support : environ 220 à 560 €
• Imprimante thermique et rouleaux : environ 70 à 220 €
• Terminal de carte : de 0 à 50 € à l'achat ou à la location, plus un abonnement et des frais par transaction
• Tiroir-caisse ou coffret : environ 30 à 100 €
• Écran de cuisine (si besoin) : environ 150 à 400 €
• Supports QR code imprimés : environ 5 à 40 €
• Secours internet : quelques euros par mois
• Abonnement caisse : forfait POS à 13,99 € par mois (11,49 € par mois en abonnement annuel), après 14 jours d'essai

Pour un café qui démarre avec une tablette, une imprimante et un tiroir, le matériel d'encaissement tourne donc plus souvent autour de 400 à 900 €, hors terminal de carte, qu'autour de plusieurs milliers d'euros. Ce sont des ordres de grandeur : à vous de les confronter à vos devis.

Par quoi commencer

• Quatre à huit semaines avant l'ouverture : demandez les offres de terminal de carte et lancez le contrat, c'est le plus long.
• Dans le même temps : créez votre vitrine avec le menu et préparez le QR code. C'est gratuit et vous pouvez commencer à faire parler de l'ouverture.
• Deux à trois semaines avant : achetez la tablette, l'imprimante et le tiroir, branchez le tout et faites des ventes d'essai avec de faux produits.
• Une semaine avant : testez le secours internet, formez l'équipe, imprimez un vrai ticket et faites un faux comptage de caisse.
• Après l'ouverture : n'ajoutez l'écran de cuisine ou une deuxième imprimante que lorsque le service en montre le besoin.

Le meilleur matériel est celui que votre équipe sait utiliser sans réfléchir. Un équipement simple, bien installé et testé avant le premier client, vaut mieux qu'un équipement complet découvert pendant le coup de feu du premier matin.